Matériel de formation bureau de vote électronique

Vous êtes désigné en tant que président d'un bureau de vote électronique avec preuve papier ? Voici les tâches que vous devez accomplir…

Accompagné de votre secrétaire, vous arriverez les premiers en veillant à respecter l’heure indiquée dans votre lettre de désignation. Dès votre arrivée, vérifiez le matériel dans le bureau de vote :

Les tables et les chaises doivent être placées de sorte que les membres présents puissent surveiller les isoloirs et les électeurs.  Chaque isoloir contient une machine de vote. L’entrée, la sortie et l’espace où se rendent les électeurs ne doivent pas être obstrués.

La machine de vote est équipée d’un écran tactile, d’un lecteur de carte, d’une imprimante interne et un boîtier d’alarme qui doit être visible pour le président du bureau de vote. L’une des machines est également équipée d’un scanner à main afin que les électeurs qui le souhaitent puissent vérifier le code-barre de leur bulletin de vote.

L’ordinateur du président est muni d’un lecteur de carte intégré, d’un écran tactile ainsi que d’une urne électronique.

Parfois, il s’agit simplement d’un petit ordinateur portable auquel sont connectés un lecteur de carte, une souris et une urne électronique.

Vérifiez que vous disposez des scellés adhésifs pour les enveloppes et de deux scellés pour l’urne.

Assurez-vous d’avoir 2 clés USB, les codes de démarrage du bureau de vote dans une enveloppe scellée, 50 cartes à puce, le tampon dateur pour les convocations, le tampon des procurations, les enveloppes, les listes que vous devrez compléter après le vote et les différents textes de lois et affiches à exposer.

Laissez ensuite entrer les témoins des partis munis d’une lettre signée par l’un des candidats et par le président du bureau principal du canton. Il ne peut y avoir qu’un seul témoin par liste.

Commencez la composition du bureau en appelant les assesseurs dans l’ordre.

Des absents ? Indiquez sur le bon formulaire le nom des personnes qui ne se sont pas présentées ou qui sont en retard sans motif valable. Faites appel à des suppléants. S’ils sont inférieurs à cinq, désignez un ou plusieurs électeurs présents pour remplacer les absents.

Assesseurs, secrétaire, témoins et vous-même pouvez à présent prêter serment

Démarrage du système de vote électronique :

Les enveloppes scellées contenant les clés USB et les codes de démarrage du bureau de vote ne peuvent être ouvertes qu’en présence de tous les membres du bureau. Toute irrégularité concernant celles-ci doit être mentionnée dans le procès-verbal ! Si les enveloppes étaient déjà ouvertes lors de la réception, vous ne pouvez pas ouvrir le bureau de vote.

Pour démarrer l’ordinateur du président et les machines de vote, branchez les deux clés USB à l’arrière de l’urne électronique, démarrez l’ordinateur du président et entrez le code du bureau de vote ainsi que le mot de passe. Suivez ensuite les instructions à l’écran.

L’ordinateur vérifie que tous les périphériques sont bien connectés. Il demandera ensuite de retirer les clés USB de l’urne électronique et de démarrer les ordinateurs de vote. 

Pour ce faire, insérez une clé USB et appuyez sur le bouton d’alimentation. Lorsque toutes les machines de vote sont lancées, rebranchez les clés USB dans l’urne électronique. Vous pouvez alors ouvrir les élections sur l’ordinateur du président, valider les cartes à puce et enregistrer les bulletins de vote. Une fois le bureau de vote en service, les deux clés USB doivent rester dans l’urne. 

Si un ordinateur de vote doit être redémarré, vous pouvez retirer l’une des clés USB, mais uniquement quand l’ordinateur du président l’indique ! La clé sera immédiatement réinsérée dans l’urne après avoir redémarré un ordinateur de vote.

Les membres du bureau doivent ensuite vérifier si l’urne est bien vide. Après vérification, scellez l’urne des deux côtés au moyen de deux scellés. 

Votes des membres du bureau :

Activez pour chaque membre du bureau une carte à puce. Les membres du bureau émettent ensuite leur vote, chacun dans un isoloir différent dans la mesure du possible, en tout secret. Ils vérifient ensuite leur vote avec le scanner à main et comparent le résultat.

Les membres du bureau scannent par la suite leur bulletin avec le scanner de l’urne. Leurs votes seront ainsi sauvegardés et comptabilisés. 

Répartition des tâches entre les assesseurs :

En tant que président, vous êtes assis au milieu du bureau, près de votre ordinateur et de l’urne. Votre mission est d’assurer le bon fonctionnement de votre bureau de vote. 

1. Un premier assesseur veille à ce que les électeurs se succèdent rapidement avec leur lettre de convocation et leur document d’identité. Il veille aussi à ce que tous les isoloirs soient occupés.
2. L’assesseur suivant reçoit le  document d’identité et la lettre de convocation de l’électeur. Il communique le nom et le numéro attribué sur la liste des électeurs au secrétaire qui se trouve à ses côtés. Ce dernier coche le nom de l’électeur sur la liste.
3. Vous-même ou un assesseur désigné valide les cartes à puce. Après avoir voté, l’électeur remet sa carte à puce à un membre du bureau.
4. Un autre assesseur coche les électeurs sur une deuxième liste, estampille la lettre de convocation qu’il rend ensuite avec le document d’identité à l’électeur.
5. Le dernier assesseur se place près de l’urne et prend les cartes à puce. Il s’assure que les électeurs scannent leur bulletin de vote et l’insèrent dans l’urne lorsque le couvercle s’ouvre automatiquement.

(Merci de votre attention et bon travail).

Capsule 2 : Pendant le vote (3 minutes)

En tant que président, vous devez vérifier que les opérations dans votre bureau de vote se déroulent correctement. 

Les votes peuvent commencer dès 8 heures du matin. 

Lorsque l’électeur s’inscrit pour voter, un assesseur coche son nom sur le premier exemplaire de la liste des électeurs. Son nom est rapidement identifié grâce au numéro qui lui a été attribué et qui figure aussi sur la lettre de convocation.

Remettez-lui une carte à puce activée, mais conservez sa convocation et son document d’identité. Un autre assesseur coche la deuxième liste des électeurs après avoir vérifié que les informations y figurant correspondent à celles de la lettre de convocation et du document d’identité.

Notez que la carte à puce est activée en fonction du type d’électeur. Ils se distinguent par la couleur de la lettre de convocation et par la mention du type d’électeur indiqué sur celle-ci.

L’électeur se rend ensuite dans l’isoloir pour voter.

• Les personnes qui le souhaitent, peuvent se faire accompagner par le président ou par un assesseur désigné.
• Si l’électeur ne peut se rendre seul à l’isoloir ou voter par lui-même, vous l’autorisez à être assisté par la personne de son choix.
• Si le bureau dispose d’isoloirs adaptés, les électeurs porteurs de handicap peuvent s’inscrire auprès de vous, même s’ils ne figurent pas sur votre liste et ont été envoyés par un autre bureau de vote. Dans ce cas, l’électeur sera autorisé à voter et figurera sur le formulaire comme « électeur admis ».

Dès que l’électeur a voté, son bulletin est imprimé. Il vérifie son vote, plie le bulletin en deux pour que son vote reste secret. Il reprend sa carte à puce, quitte l’isoloir et se dirige vers l’urne. L’assesseur de l’urne réceptionne la carte à puce. L’électeur déplie son bulletin de vote et scanne le code-barre du bulletin dans l’urne. Le couvercle au-dessus de l’urne s’ouvre automatiquement pendant 8 secondes. L’assesseur de l’urne veille à ce que l’électeur puisse y mettre son bulletin de vote.

Le dernier assesseur estampille la lettre de convocation de l’électeur à l’aide du tampon dateur et lui remet son document d’identité. L’électeur doit alors quitter le bureau de vote.

Les électeurs doivent en principe voter en personne. Mais parfois, d’autres électeurs peuvent le faire en leur nom par procuration.

Pour pouvoir voter en tant que mandataire, il faudra fournir :

• La procuration qui précise l’élection, les coordonnées du mandant et du mandataire, leurs signatures et la raison pour laquelle le mandant ne peut venir voter. Seul le formulaire officiel dûment complété peut être accepté.

• Enfin, le document d’identité du mandataire et sa lettre de convocation estampillée comme preuve de sa qualité d’électeur.

Votre fonction de président sera de vérifier que les formalités de la procuration soient respectées, que le mandataire dispose des documents requis, confirmant l’identité du mandataire et du mandant. Vous ne pouvez pas juger sur la validité de la procuration.

Si le mandataire vote dans le même bureau que son mandant, il doit voter en deux temps :

1. D’abord pour lui-même. Il reçoit du président une carte à puce prévue à cet effet.

2. Après son premier vote, il reçoit une nouvelle carte à puce pour le vote par procuration.

Un électeur ne peut détenir qu’une seule procuration. Le mandataire doit exercer la procuration dans le bureau de vote du mandant.

Si l’heure de fin de vote a sonné, donnez la consigne de ne plus laisser entrer personne dans le bâtiment.

Seuls les électeurs déjà présents dans la file d’attente avant l’heure de fermeture auront encore le droit de voter.

Une fois que tous les électeurs ont quitté le bureau de vote, les témoins peuvent encore voter si ils ne l’ont pas encore fait.

(Merci de votre attention et bon travail)

Lorsque le vote est terminé, veillez à ce que toutes les machines de vote soient éteintes. Dès que l’ordinateur du président l’indique, retirez une des clés USB de l’urne et rendez vous dans l’un des isoloirs. Insérez la clé USB dans un des ordinateurs de vote et redémarrez-le. Suivez les instructions à l’écran pour imprimer les rapports de chiffres clés qui seront signés par tous les membres du bureau.

Après le vote, complétez les différentes listes que vous avez reçues antérieurement :

• une liste pour le paiement des jetons de présence ;
• une liste pour les électeurs absents ;
• une liste pour les assesseurs absents ;
• une liste pour les électeurs admis ;
• et les listes de pointage.

Ces documents doivent tous être dûment remplis, conformément aux instructions, et signés par tous les membres du bureau de vote et par les témoins qui le désirent. Ajoutez-y également les documents requis, tels que les formulaires de procuration et les attestations d’absences justifiées.

Déterminer le nombre d’électeurs

Outre la préparation des listes, vous devez également remplir le PV correctement ceci dans le nombre d’exemplaires requis.

Notez dans un premier temps le nombre d’électeurs figurant sur les listes de pointage. Ce total correspond à la somme du nombre d’électeurs ayant voté personnellement et le nombre d’électeurs ayant voté par procuration.

Comparez le nombre d’électeurs indiqué dans le rapport de chiffres clés avec le nombre d’électeurs qui figurent sur les listes de pointage.

Les bulletins de vote

Rédigez ensuite le procès-verbal avec :

• le nombre de bulletins de vote enregistrés ;
• le nombre de bulletins annulés qui n’ont pas été placés dans l’urne soit parce qu’ils n’ont pas pu être scannés, soit parce que l’électeur s’y est identifié ;

Les exemplaires du procès-verbal sont signés par tous les membres du bureau et par les témoins qui le désirent. Le procès-verbal fait référence aux rapports de chiffres clés, mais ces derniers doivent être joints à l’enveloppe contenant les clés USB.

Les rapports de chiffres clés doivent être signés par tous les membres du bureau de vote.

Lisez le procès-verbal à haute voix, en ajoutant si nécessaire les remarques des témoins et placez les exemplaires dans une enveloppe.

Remettez, avec les témoins qui le souhaitent, les enveloppes suivantes contre accusé de réception au bureau principal du canton :

• les enveloppes contenant les exemplaires du PV ;
• une enveloppe contenant les deux clés USB et les rapports de chiffres clés ;
• une enveloppe avec les bulletins de vote ;
• une enveloppe avec les bulletins de vote annulés ;
• une enveloppe avec un exemplaire de la liste de pointage;
• une enveloppe avec la liste pour le paiement des jetons de présence ;

Toutes les enveloppes portent à leur verso les signatures du président du bureau de vote, des membres du bureau de vote et, s’ils le désirent, des témoins. 

Vous faites également un paquet destiné au juge de paix, contenant :

• les formulaires de procuration et les attestations d’absences justifiées ;
• la liste des assesseurs absents ;
• un exemplaire de la liste de pointage,
• et la liste des électeurs qui ne figuraient pas sur la liste de pointage, mais qui y ont été ajoutés.

La commune vous informera de l’adresse à laquelle vous devez livrer ces paquets.

Merci de votre attention et bon travail.