Matériel de formation bureau de dépouillement Patsy

Les erreurs humaines durant la phase de dépouillement des votes ?
Ça existe.
Et elles peuvent être lourdes de conséquences … 
Comptage, retranscription des résultats ou transcription manuelle des PV, sont autant de moments délicats.

Comment garantir alors l’exactitude des résultats ?

Avec Patsy, le successeur de DEPASS.

Le système de dépouillement assisté des bulletins de vote proposé par l’État fédéral.

Comment se déroule pratiquement le dépouillement avec Patsy ?

Phase 1 – La mise en place et l’ouverture du bureau de dépouillement

Chaque bureau est constitué de six personnes. Un président, un secrétaire et quatre assesseurs. Chaque bureau est équipé de quatre tables différentes. La première table est dédiée au comptage, au dépliage et à la vérification des bulletins.

La seconde table est réservée au premier encodage des bulletins. Sur celle-ci est placée un premier PC. La troisième table est réservée au second encodage des bulletins.

La dernière table, appelée coffre-fort, permettra d’isoler, par tas de 50, les bulletins qui auront été encodés consécutivement sur les deux PCs.

L’installation du matériel

Chaque table d’encodage est munie d’un PC à écran tactile auquel sont branchés un clavier et une souris. Les deux PCs sont reliés entre eux par un câble réseau.

Le PC1 sera réservé au premier encodage. Le PC2 sera réservé au second encodage de contrôle, mais aussi à l’encodage à l’édition et la génération du PV du bureau de dépouillement.

Le démarrage du logiciel

Veillez à ce que les clés USB contenant le logiciel PATSY soient bien insérées dans les deux PCs avant leur mise sous tension. Une fois mis sous tension, il convient de décrypter le contenu des clefs USB au moyen du code de décryptage fourni. Vous êtes ensuite invité à identifier votre bureau de dépouillement au moyen d’un code spécifique. Une fois identifié, vous êtes invité à identifier le PC qui jouera le rôle de PC1 et celui qui jouera le rôle de PC2.

Une fois les tables arrangées, le matériel vérifié et les machines allumées, vous n’avez plus qu’à attendre les bulletins de vote avant de passer à l’encodage proprement dit de ceux-ci.

Vous pouvez utiliser ce laps de temps pour encoder les informations administratives relatives à votre bureau de dépouillement.

Phase 2 – La réception et l’encodage des bulletins de vote

Le dépouillement s’effectue en quatre opérations. La première consiste dans le comptage des bulletins. Tous les membres du bureau de dépouillement participent à cette phase. Elle consiste à compter les bulletins de vote présent dans une urne et de les regrouper en tas de 50. Chaque tas doit être compté deux fois par deux personnes différentes. Lorsque le nombre total des bulletins est connu, vous pouvez passer à la phase suivante consistant à déplier et trier les bulletins de vote. 
Les bulletins sont alors dépliés et vérifiés. Ceux-ci sont classés en trois tas. Les bulletins valables, les bulletins blancs et nuls, et les suspects. Ces deux derniers tas seront traités séparément ultérieurement.

Il n’est plus nécessaire d’effectuer un tri par parti.

Dès qu’un tas significatif de bulletins valables est constitué, celui-ci peut être transmis à la table une pour un premier encodage sur le PC1. Pour réaliser ce premier encodage, un assesseur dicte le contenu du bulletin de vote tandis que l’autre l’encode sur l’ordinateur via l’écran tactile. Une méthode précise de dictée doit être respectée afin de d’optimaliser l’encodage des bulletins dans le logiciel.

La méthode de lecture du contenu des bulletins valables doit être standardisée. Il convient d’abord de dire « Liste » suivi du numéro et du nom de cette liste. Il est important de ne pas mentionner les noms de candidats et de terminer la lecture d’un bulletin de vote par le mot « fin ». Notez que celui qui dicte ne s’occupe que de ses bulletins, tandis que la personne qui encode ne s’occupe que de son écran.

Après la validation d’un bulletin, le dicteur retourne le bulletin face vers le bas afin de préserver l’ordre d’encodage pour la seconde équipe.

Dès qu’un tas suffisamment conséquent est disponible, il est transféré à la seconde équipe. Le dicteur de la seconde équipe retourne alors le tas devant lui de façon à conserver le même ordre d’encodage que la première équipe. Cette deuxième équipe travaille de manière similaire à la première équipe.

Lors de l’encodage d’un bulletin par la seconde équipe, une comparaison automatique avec le premier encodage est effectuée. Si les données sont identiques, le vote est comptabilisé et l’encodage peut se poursuivre.

Si une différence est constatée entre les deux encodages, un message d’alerte apparait. Ce message fait apparaitre les deux encodages. La deuxième équipe peut alors comparer le bulletin original avec les encodages des deux équipes. La seconde équipe peut alors choisir de conserver le premier encodage, de conserver le second encodage ou de repartir de l’encodage le plus proche de la réalité du contenu du bulletin en question. Le président est interpellé pour confirmer la consolidation du vote en question.

À tout moment, le nombre de bulletins encodés et le détail par liste sont visibles sur l’écran.
En ce qui concerne les bulletins suspects isolés en début de processus, ils sont examinés par les membres de l’équipe en fin de processus. En fonction des décisions prises, ils sont encodés comme des bulletins valables ou rejoignent le tas des bulletins blancs et nuls.  

Lorsque tous les bulletins valables ont été encodés, on peut passer à l’encodage des bulletins blancs et nuls isolés précédemment. Ceux-ci sont transmis à la première équipe qui les compte et les encode. Ils sont ensuite transférés à la seconde équipe qui réalise la même opération.

Une fois l’ensemble des bulletins réceptionnés encodés sur les deux PCs, vous pouvez passer à la dernière étape.

Phase 3 – La clôture du bureau

Cette dernière étape se déroule intégralement sur le PC2. Lorsque le nombre de bulletins encodés est identique sur les deux PCs, le bouton permettant la fermeture du bureau de dépouillement apparait sur l’écran du PC2. En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre apparait.

Le système vous invite alors à effectuer quelques vérifications avant la clôture définitive. Vous êtes amenés à
-    vérifier la date et l’heure, 
-    vérifier si le nombre cumulé de bulletins réceptionnés correspond bien au total des enregistrements effectués sur le PC1 et le PC2, 
-    vérifier et compléter le cas échéant la composition du bureau de dépouillement
-    consulter et vérifier l’historique comparatif, 
-    éditer l’annexe du PV digital 
-    visualiser le PV digital au format pdf.

Cette action engendre la génération des codes de validation à recopier manuellement sur le PV papier pour valider ce PV comme étant la version effective à transférer au bureau principal.

Notons qu’il est essentiel d’attendre que les deux PCs se soient éteints correctement avant d’ôter les deux clefs USB.

Le bureau est ensuite clôturé. Le PV papier complété, les annexes au PV et les deux clefs USB doivent être apportés au bureau principal où le contenu de celles-ci sera lu. Ce n’est que lorsque le contenu des clefs aura été lu au niveau du bureau principal que les membres du bureau de dépouillement pourront être libérés.

Pour des raisons de clarté, la totalité des fonctionnalités de PATSY n’a pas été abordée dans cette vidéo. Un manuel d’utilisateur développe de manière exhaustive son fonctionnement. Celui-ci est mis à votre disposition et sera également accessible sur chacun des PCs équipant votre bureau de dépouillement.