Si un mandant envoie le formulaire de procuration à la commune par e-mail, le bourgmestre ou le fonctionnaire habilité peut signer à l'aide de son eID. La commune peut alors renvoyer le formulaire de procuration par courrier au mandant. Toutefois, le formulaire devra ensuite être imprimé par le mandant afin que les coordonnées du mandataire puissent être saisies et le formulaire signé.

La signature du fonctionnaire habilité reste valable, selon la « Loi mettant en œuvre et complétant le règlement (UE) n° 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE (…) ».

L'article 7§11 prévoit que la signature électronique du titulaire du certificat peut être matérialisée par un équivalent qui répond aux exigences de l'article 26 du règlement 910/2014.

Sur cette base, le formulaire de procuration qui a été signé numériquement par la commune peut conserver sa validité s'il est imprimé.

En principe, le mandant ne doit désigner le mandataire qu'une fois que le motif de la procuration a été attesté. Ensuite, le formulaire peut être signé par le mandant et le mandataire. Ceci découle du principe selon lequel l'identité du mandataire est confidentielle.

Dans le cas où un électeur se trouve déjà à l'étranger et souhaite tout de même donner une procuration, un document PDF envoyé par mail et signé électroniquement par le mandant peut exceptionnellement être accepté.

Dans ce cas, la commune peut valider la signature sur le formulaire et vérifier si le certificat de signature est valide. Toutefois, le mandataire devra alors signer à la main, le président du bureau de vote n'ayant pas les moyens techniques de vérifier la validité de la signature électronique.