Dépenses électorales

Qu’est-ce que ROMEO ?
Romeo est une application qui permet de dématérialiser le processus de déclaration des dépenses électorales, et des origines de fonds des partis et des candidats dans le contexte des élections.
Cette application permet :
•    la déclaration des dépenses électorales réalisées par les partis politiques et les candidats
•    l’enregistrement de l’origine des fonds et de l’identité des donateurs et sponsors qui ont versé un montant de 125 euros ou plus aux partis politiques et aux candidats
•    la génération de fichiers PDF des déclarations
•    la vérification par les instances de contrôle des déclarations générées

Étape 1 : connexion à l’application romeo
L’accès à l’application est réservé aux candidats, partis politiques et personnes mandatées par un candidat ou un parti politique. L’accès est conditionné à une identification sécurisée (eId, Itsme). 
Pour vous connecter, vous devez accepter les conditions de traitement de vos données à caractère personnel. Ensuite, cliquez sur CSAM pour vous authentifier.
Nous nous identifions ici en tant que candidat au moyen de notre carte d’identité électronique.
Avertissement
Veuillez utiliser l'un des navigateurs suivant pour une expérience optimale lors de l'utilisation de Roméo :
•    Safari
•    Google Chrome
•    Mozilla Firefox
•    Microsoft Edge
Nous vous recommandons de maintenir votre navigateur à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités et améliorations de sécurité.
Si vous rencontrez des problèmes lors de l’authentification via carte eID ou via itsme, veuillez consulter le manuel d’utilisation disponible en ligne sur le site d’IBZ.

Étape 2 : page d’accueil
Une fois identifié de manière sécurisée, l’application vous donne accès à votre déclaration.
Si vous êtes candidat à plusieurs élections, vous devrez choisir la déclaration sur laquelle vous souhaitez travailler.  
Étape 3 : menu utilisateur
Une fois sur l’écran d’accueil de sa déclaration, il est possible d’accéder au Menu en cliquant sur l’icône en haut à droite de l’écran.
Vous accédez ainsi tout d’abord au choix de la langue. L’application étant disponible dans les trois langues nationales, l’utilisateur pourra changer de langue de travail. 
Une fois entré dans le Menu, il vous est possible de modifier vos informations personnelles à partir de l’onglet « Mon signalétique ». Vous pourrez notamment y compléter ou modifier votre adresse email. Cette information est importante dans la mesure où les rappels automatiques relatifs aux échéances seront envoyés par mail à l’adresse renseignée.
L’onglet Décisions du parti vous permet d’encoder les décisions de parti vous concernant.
Il vous est finalement possible de mandater une personne afin de lui permettre de compléter votre déclaration. Pour ce faire, il convient de compléter les champs suivants : numéro de registre national, nom et prénom.
Une fois de retour sur la page d’accueil, vous pourrez commencer à compléter votre déclaration.

Étape 4 : encodage d’une déclaration
L’ajout d’une origine de fonds se fait au moyen du bouton bleu « Ajouter » situé à gauche de l’écran.
L’écran de gestion d’une origine de fonds s’affiche. 
La première étape consiste à sélectionner le type d’origine de fonds :
•    Sponsoring : apport d’une personne morale 
•    Don : apport d’une personne physique
•    Candidat : apport personnel du candidat au financement de sa campagne 
•    Parti : apport spécifique du parti au candidat
Les champs « Rubrique » et « Montant reçu » de l’origine de fonds sont toujours présents et leur remplissage est obligatoire.
•    La rubrique : ouvrir la liste des rubriques associées au type d’origine de fonds via la flèche vers le bas. Sélectionner la rubrique qui décrit le mieux l’apport de fonds. La rubrique « Divers (à préciser) » rend le champ « Précisions » obligatoire permettant de mieux décrire le contexte de l’apport. 
Le bouton (i) affiché pour certaines rubriques apporte des éléments explicatifs.
•    Vous indiquerez dans le champ Montant reçu la valeur reçue en euros. Le montant doit être différent de 0. Il peut comporter 2 décimales.
Les éventuels ajouts de montants inférieurs à 125 € sont possibles. Ceux-ci seront ajoutés au total des origines de fonds de la déclaration. Toutefois, ces dons ne figureront pas sur la liste des dons/sponsoring de 125€ ou plus du document de déclaration généré par l’application.
Une date d’encodage de l’origine de fonds est automatiquement générée.
Une annexe peut être jointe à chacune des origines de fonds encodées. Celle-ci peut être jointe en quelques clics via le bouton Ajouter présent à droite sur l’écran.
Vous pouvez modifier ou supprimer une origine de fonds en cliquant sur l’origine de fonds concernée. Les modifications apportées peuvent être enregistrées via le bouton Confirmer. Une suppression s’effectue via le bouton Supprimer. 
Il est possible de trier les origines de fonds encodées sur base de différents facteurs. Vous pouvez également rechercher une origine de fonds via le champ marqué par une loupe. 
Pour ajouter une dépense à la déclaration, utiliser le bouton rouge « Ajouter » en colonne centrale du formulaire de déclaration.
L’écran de gestion d’une dépense s’affiche.
Les dépenses sont gérées de manière similaire aux origines de fonds. Il vous est possible d’ajouter des dépenses, de les modifier ou de les supprimer. 
Une annexe peut également être jointe à chaque dépense encodée. 
Pour les dépenses effectuées dans le contexte d’une campagne commune, deux champs apparaissent à l’écran : Coût total de la campagne commune et Part personnelle dans la campagne commune.
Lorsque vous vous associez à d’autres candidats de votre liste pour mener une campagne électorale commune, vous devez déterminer préalablement et par écrit la part que chacun d’entre vous va déclarer. Vous joindrez une copie de cet accord en annexe à votre déclaration.
L’ajout d’annexes générales à la déclaration est également possible. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite de l’écran.

Être mandaté par un candidat
Une personne mandatée par un candidat dispose des mêmes droits d’encodage que le candidat à l’exception du droit de signature.

Être chargé de la déclaration du parti 
Une personne mandatée par un parti dispose des mêmes droits d’encodage que le candidat. 
La personne disposant d’un rôle de mandataire d’un parti peut accéder via le menu aux informations du Parti.
Vous pouvez compléter le signalétique du parti via le bouton « Modifier ». 
Les informations Code, Sigle et Numéro de liste national sont pré-encodées.

Vous pouvez compléter la dénomination du parti ainsi que l’adresse de la circonscription de son siège social.

Si les données du siège social sont inconnues au moment de la signature de la déclaration, il vous sera possible de les compléter directement avant la génération du document de déclaration.

Il est possible de mandater plusieurs personnes pour une même déclaration de parti. 
La section « Décisions du parti » permet de modifier les informations gérées par le parti et permet également de mandater des personnes pour l’encodage des déclarations des candidats.
Le formulaire d’encodage des décisions du parti comporte en horizontal les différentes élections pour lesquelles le parti se présente.
Après sélection d’une élection, la tuile devient bleue et les différentes circonscriptions concernées par l’élection s’affichent en vertical dans le bandeau gris à gauche de l’écran.
Après sélection de la circonscription où le parti se présente, la liste des candidats est affichée par ordre numérique, les effectifs en tête, les suppléants ensuite.
Le total des montants attribués dans le cadre de la règle 25/10 est affiché en haut de l’écran d’encodage ainsi que dans chaque pastille représentant une élection ou une circonscription. 
Devant chaque candidat, une ligne verticale informe du statut de la déclaration : 
•    Ligne verte : la déclaration est encodée et signée
•    Ligne orange : la déclaration est en cours d’encodage
•    Pas de ligne : le candidat n’a pas encore effectué de déclaration
Une zone de recherche permet d’accéder plus rapidement à un candidat particulier de la liste. De même, le bouton « filtre » permet de sélectionner uniquement les candidats qui bénéficient d’un des trois types de décisions.
Les déclarations de « candidat supplémentaire », « figure de proue » et « règle 25/10 » peuvent être introduites par le mandataire du parti en utilisant le bouton « crayon » à droite du candidat.
L’écran d’encodage des décisions du parti relatives au candidat s’affiche. Le bouton (i) rappelle quant à lui à l’utilisateur les règles légales en vigueur.
Les premiers candidats du parti qui bénéficient automatiquement du montant maximum ne peuvent pas être sélectionnés comme candidats supplémentaires. Dans ce cas, la case à cocher est grisée et inactive.
En cochant les cases « Figure de proue » et « Règle 25/10 », un montant peut être directement encodé et signalé comme attribué au candidat :
Via ce formulaire, le parti peut aussi mandater des personnes pour l'encodage des déclarations de ses candidats.
De retour sur l’écran de la déclaration, le mandataire du parti peut alors encoder les origines de fonds et enregistrer ses dépenses électorales suivant le même mode d’action que le candidat, ou la personne mandatée par le candidat. 
Les règles relatives à la signature, l’annulation de celle-ci, la prévisualisation de la déclaration sont également identiques.

Étape 5 : signer une déclaration
La dernière étape consiste en la signature de votre déclaration. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Confirmer ». Le formulaire de signature s’affiche. 
Si la déclaration ne comporte ni origine de fonds ni dépense, une confirmation complémentaire est demandée au signataire sous la forme d’une case à cocher.
Il vous est également possible de prévisualiser votre déclaration via le bouton « Prévisualiser » du formulaire de signature. Le document généré est automatiquement téléchargé dans le répertoire de téléchargement de l’ordinateur.
Celui-ci se génère en mode « draft » :
1.    avec indication « DRAFT » en filigrane oblique sur chaque page.
2.    avec mention « document de travail ».
3.    sans notion de date/heure de signature.
Lorsque la déclaration est complétée, le document de déclaration peut être généré de manière « définitive » via le bouton « Signer » du formulaire de signature. Cette action est équivalente à une signature électronique du document. Attention : tant que la déclaration n’est pas signée, elle est considérée comme inexistante.
À tout moment, au cours de la phase d’encodage, la signature de la déclaration peut être annulée afin de corriger ou compléter les éléments déclarés. Pour annuler la signature, cliquer sur le bouton « Annuler la signature » et confirmer l’opération.